A realidade de muitas clínicas e consultórios odontológicos é associada com mesas repletas de papéis e computadores cheios de planilhas. O mar de arquivos desordenados, mas com informações necessárias para o andamento do local, assusta qualquer bom marinheiro. E perdê-las não é uma maré para se enfrentar! Cabe ao gestor reorganizar e, assim, elaborar os relatórios mensais. Caso o documento não seja feito, nade: a embarcação pode afundar.
Relatórios gerenciais na Odontologia reúnem de modo organizado as principais informações emitidas e compartilhadas na rotina das clínicas e consultórios. Normalmente, são produzidos mensalmente e utilizados como instrumento nas estratégias do período seguinte. Sendo assim, o gestor tem o poder de orientar toda a equipe com base em dados reais e mensuráveis. Também são uma maneira eficiente de conhecer a situação da empresa, auxiliar na geração de indicadores e qualificar as ações para e com os pacientes.
Mas o profissional deve estar atento para não registrar um pouco das informações em papéis e o restante nas planilhas do computador. Os números e resultados estarão sujeitos aos erros mesmo que o gestor sempre confira, pois os meios não são os mais adequados para tal funcionalidade, uma vez que permitem repetições e até dados incompletos. Com segurança, o futuro da empresa tomará o rumo certo mergulhado em bases sólidas.
Mas como fazê-los com precisão e agilidade?
O gestor precisa ter em mente que os relatórios são complexos e que devem monitorar todas as finanças, do fluxo de caixa até margem para imprevistos, gastos sazonais, como férias de funcionários, demissões e períodos com poucos pacientes, como nas férias de verão. A partir disto, haverá equilíbrio e uma prestação de serviço mais eficiente.
Sendo assim, o trabalho pode ser facilitado com a contratação de um software odontológico para gerar os documentos com praticidade e automação. O sistema permitirá que o gestor controle o recebimento de cada tratamento realizado com a possibilidade de parcelar e dar desconto sem precisar de binóculo para ver a relação de inadimplentes e pagamentos por cada dentista que trabalha na clínica.
Também por meio deste, o gestor terá em mãos uma lista de pacientes que não passaram por nenhum tipo de atendimento há mais de seis meses, período indicado para visitas odontológicas. A funcionalidade abre portas para uma ação simples de contato com os clientes, que ficarão surpresos com tamanha atenção. Como se não bastasse, nenhuma secretária estará apressada pelos corredores procurando documentos desordenados em cima das mesas, pois a tecnologia permite um múltiplo acesso.
O investimento em um software odontológico é sinônimo de produtividade, garantia na precisão dos processos, e até segurança jurídica, pois os dados estarão armazenados em uma plataforma online. Com tanta modernidade, certamente os pacientes farão fila para entrar nesta embarcação.