Planilha para consultório odontológico: 5 motivos para substituí-la por um software de gestão

Planilha para consultório odontológico: 5 motivos para substituí-la por um software de gestão

A tecnologia é uma forte aliada no desenvolvimento do trabalho dos dentistas. Com isso, ferramentas como a planilha para consultório odontológico perderam espaço para os softwares de gestão.  

Além de serem sistemas mais avançados, os softwares trazem uma série de vantagens e relação às planilhas e, no texto de hoje, vamos te mostrar 5 delas:

1.O paciente não esquece de você

Ao realizar os processos de forma automatizada, o software auxilia não só na gestão de tempo, mas também na melhoria do atendimento da clínica. 

Os colaboradores, que preenchiam manualmente a planilha de consultório odontológico, ficam liberados para exercerem funções que garantam uma relação recorrente com o paciente.

Assim, é possível planejar ações como enviar mensagens personalizadas no aniversário dos pacientes e fazer uma pesquisa de satisfação mais aprofundada. 

Outro ponto importante é a confirmação automática de consultas, que ajuda a evitar que o paciente esqueça de uma consulta que foi marcada há muito tempo.

Para que uma planilha no Excel para consultório de odontologia fosse efetiva em relação às confirmações, seria necessária a atualização diária de um grande volume de informação. 

Imagina quanto tempo as secretárias teriam que despender durante o dia para ligar individualmente para cada paciente e lembrá-los do horário da consulta. 

Vale ressaltar, ainda, que a confirmação das consultas através de ligações exige a utilização constante da linha telefônica, o que dificulta o contato de novos pacientes com a clínica. 

Ao utilizar ferramentas de confirmação automática, como as disponíveis no software da Codental, a clínica consegue programar os lembretes com alguns dias de antecedência. 

Isso permite que, caso o paciente não confirme o atendimento, ele possa cancelar ou reagendar o atendimento em tempo hábil, sem comprometer a agenda do dentista.   

2.Gestão financeira

A gestão financeira é um grande desafio na organização de uma clínica ou consultório. Além de cuidar das transações, é preciso ter conhecimento sobre tributações e regimes fiscais. 

Por mais que as planilhas de Excel para consultório odontológico ofereçam algumas ferramentas de cálculo, suas funcionalidades são limitadas. 

É muito comum haver falhas no cruzamento de dados nas planilhas convencionais, o que faz com que os documentos gerenciais fiquem incorretos. 

O software de gestão consegue gerar relatórios precisos, capazes de avaliar a saúde financeira e evidenciar os pontos que precisam de mais atenção. 

Com os processos financeiros simplificados e realizados de forma automática, fica mais fácil manter a organização da clínica e encontrar a melhor maneira de otimizar os resultados. 

para consultório odontológico gestão financeira
Veja como visualizar pagamentos dos pacientes de forma fácil com Codental

O Codental reúne todas as entradas e as saídas de dinheiro, considerando o pagamento dos pacientes e a situação dos inadimplentes. 

Ao identificar os pagamentos não realizados, o software envia uma mensagem de cobrança para o paciente regularizar sua situação.

3. Prontuário completo sempre disponível

O prontuário completo é um dos principais motivos pelos quais você deve trocar a planilha para consultório odontológico pelo software de gestão. 

Sistemas como o Codental são capazes de reunir informações muito relevantes para uma anamnese completa, além de indicações fundamentais, como fobias ou alergias. 

Ao ter acesso a todos esses detalhes na palma da mão, os profissionais passam a ter uma comunicação mais assertiva e a transmitir muito mais segurança aos pacientes. 

Planilha para consultório odontológico e prontuário paciente
Exemplo de prontuário de paciente na plataforma Codental

Os resultados dos exames também são incluídos no software, que permite que sejam adicionadas até mesmo imagens de Raio-x e fotos da câmera do celular. 

Com o sistema de prontuários sempre atualizado, é possível identificar os pacientes inativos e a frequência em que os ativos estão indo ao consultório. 

Não exclua nenhum dado do sistema de cadastro de pacientes, pois os pacientes antigos podem retornar ao consultório para realizarem outros atendimentos.  

É fundamental investir em um software de confiança, como o Codental, que garante que os dados estejam protegidos contra falhas mecânicas.

Ele ainda assegura a preservação correta das informações dos dentistas e dos pacientes, levando em conta todos os aspectos estabelecidos pela Lei Geral de Proteção de Dados.

4. Receitas e atestados emitidos facilmente

Por mais organizada que seja uma planilha de controle de pacientes para dentista, ela sempre vai precisar de recursos e ferramentas auxiliares, como papéis para receitas e atestados. 

No software, as receitas e os atestados ficam armazenados no prontuário, e o dentista pode acessá-lo a qualquer momento. 

Muitas vezes, o paciente esquece o nome do remédio que tomou no tratamento anterior, e a identificação seria difícil sem esse registro. 

Dentre as ferramentas oferecidas pelo Codental, estão as guias para emissão desses documentos. 

Nelas, o dentista coloca todas as informações necessárias, como data de emissão, nome do paciente, tipo de uso do medicamento, quantidade e posologia. 

O Codental também apresenta a função de salvar receitas e criar modelos de receita padrão

Se o conjunto de medicamentos utilizados em um tratamento de canal, por exemplo, for o mesmo para todos os casos, o dentista pode criar um modelo. 

Ele pode renomear o documento como “Canal”, para facilitar a identificação. Toda vez que quiser acessar a pasta, basta buscar por “receitas salvas”, no Codental.

Acesse a demonstração de como funciona a emissão de receitas e atestados no Codental.

5. Plataforma de comunicação completa

Apesar de as planilhas, muitas vezes, também serem hospedadas no sistema de armazenamento de dados em nuvem, é preciso lembrar que elas não permitem conexão entre as informações. 

Isso quer dizer que para cada categoria de processo seria necessária uma planilha diferente. Com a automatização dos processos, o software faz o cruzamento de todos os dados.

Dessa forma, ao substituir a planilha para consultório odontológico por um software de gestão, os profissionais ainda contam com a vantagem de poder fazer um monitoramento remoto. 

A equipe se torna mais independente para fazer seus trabalhos, melhorando a comunicação interna, através do chat da clínica.

A relação da clínica com os pacientes também tende a melhorar com o software, que envia mensagens de retorno para pacientes antigos e realiza a comunicação por SMS, chamada de voz ou WhatsApp. 

Segundo uma pesquisa publicada na Forbes, o WhatsApp é um dos aplicativos mais utilizados no mundo, com mais de 2 bilhões de usuários. 

O Brasil segue essa tendência por isso, é importante que os consultórios se adequem a essa nova realidade. 

O Codental oferece as melhores alternativas em relação à planilha para consultório odontológico e ajuda as clínicas a alavancarem seus resultados. Confira todas as funcionalidades clicando aqui.

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