Como aplicar um sistema CRM para gerenciar seu escritório odontológico

Como aplicar um sistema CRM para gerenciar seu escritório odontológico

Quem possui um consultório ou clínica odontológica sabe que a jornada até o sucesso do negócio não é algo fácil. Além disso, se você está começando o seu negócio agora, ainda há muitas etapas para se alcançar na busca por um empreendimento bem sucedido. 

Por isso, planejar os seus passos seguintes e traçar metas é primordial para alcançar novos clientes e fidelizar os mesmos.

Sabemos que a qualidade no atendimento e estrutura física adequada do ambiente são muito importantes em um consultório, porém é preciso pensar em como otimizar o seu processo de trabalho e dar a cada paciente a atenção merecida. 

Nesse aspecto, o relacionamento com o paciente é muito importante, por se tratar de um serviço onde o tratamento e cuidado são o foco principal.

O cuidado e atenção ao paciente devem ser oferecidos mesmo antes deles chegarem ao consultório. Além disso, não podemos esquecer do acompanhamento do paciente após o atendimento. Isso fará com que ele se sinta importante, especial e confie no seu serviço prestado.

Construir essa relação com o paciente não é algo fácil e exige certo investimento. Afinal, se você deseja fazer a diferença no mercado com o seu negócio, precisará lançar mão de estratégias para alavancar seu consultório e se destacar em meio a um mar de outros empreendimentos do mesmo ramo presentes na sua região.

Dessa forma, a tecnologia recente oferece uma excelente ferramenta para auxiliar você nesse processo. Desde que foram criados diversos softwares chamados de sistema CRM, o gerenciamento dos consultórios odontológicos ficou muito mais prático.

Mas afinal, o que é um sistema CRM? 

CRM é a sigla em inglês para Customer Relationship Management. São comumente utilizados em outros setores do mercado e atualmente tem sido muito procurado pelas clínicas e consultórios odontológicos. 

Um sistema CRM para o atendimento e  relacionamento com o cliente é capaz de fornecer relatórios, informações dos clientes, notificar, agendar consultas e muitas outras funções muito úteis para o seu negócio. 

Dessa forma, o paciente recebe  um atendimento mais personalizado, com base em suas preferências, hábitos e tipo de tratamento.

Sendo assim, inseri abaixo algumas dicas interessantes sobre como aplicar um sistema de gestão CRM para gerenciar seu consultório odontológico e ter um grande impacto no sucesso do seu empreendimento. Vamos conhecer?

Vantagens de aplicar um sistema CRM para gerenciar seu escritório odontológico

1.  Utilize a agenda eletrônica 

Anotar os agendamentos e compromissos relacionados ao consultório em um papel é coisa do passado! Um sistema CRM poderá fornecer a você uma agenda eletrônica que é capaz de organizar os horários de forma prática com um simples clique.

A agenda eletrônica auxilia  muito na comunicação com os seus pacientes. Atualmente com o uso de aplicativos de mensagens, a comunicação se tornou mais prática, podendo ser realizada pelo whats app, por exemplo. 

O sistema CRM poderá notificar o cliente diretamente no seu celular sobre uma consulta a ser realizada, mostrando que o consultório tem um cuidado especial com ele e isso evitará as faltas nas consultas.

As vantagens de usar uma agenda eletrônica são:

  • Evita conflitos de horários na marcação dos pacientes;
  • Acesso rápido e prático à agenda, inclusive pelo celular;
  • Possibilita inserção e consulta dos dados do paciente de forma prática;
  • Envia uma notificação para o paciente para lembrar da consulta (via whats app ou mensagem de texto, por exemplo).

 2. Insira os dados do seu paciente

O sistema CRM permite que você insira os dados do prontuário do paciente no sistema, assim como permite inserir o preço cobrado por cada procedimento, medicamentos prescritos e qualquer outra orientação pós-operatória. 

Os  dados ficam salvos e armazenados de forma organizada na nuvem do sistema. Você poderá ter fácil acesso a eles e otimizará o processo de atendimento e agendamento do consultório.

Essa função possibilita que você relembre rapidamente o caso clínico e tratamento realizado em pacientes que já realizaram um procedimento no seu consultório. 

Isso permite que você mostre que tem pleno conhecimento do caso clínico, mesmo que muito tempo tenha se passado até o retorno do paciente no consultório e, assim, o tratamento do paciente será realizado de forma contínua e personalizada.

Além disso, o sistema CRM possibilita que você insira dados e características dos pacientes que podem ser utilizados para estreitar seu relacionamento, como hábitos nocivos e alimentares importantes, profissão exercida, atividades de lazer, e qualquer outra informação útil para o seu relacionamento.

3.  Controle suas finanças

 Outra função super útil de um sistema CRM para o seu consultório é a possibilidade de organização e controle do seu faturamento

O sistema de gerenciamento pode realizar a emissão de boletos e notas fiscais de forma automática, gerar relatórios estatísticos com os dados financeiros do seu negócio e organizar as contas a serem pagas. 

Dessa forma, você tem maior controle da movimentação financeira e dados para traçar objetivos e metas a serem cumpridas em busca do lucro e crescimento do negócio.

Com essa tecnologia à sua disposição, conseguirás visualizar se será preciso economizar em determinada área e investir em outra, alocando recursos para onde mais precisa.

Portanto, não tenha receio em investir nas tecnologias atuais para modernizar seu consultório, pois certamente conseguirás obter resultados excelentes se souber como empregar o sistema CRM da melhor forma no gerenciamento do seu negócio.

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