Cadastro de pacientes: como otimizar o processo em sua clínica ou consultório?

Cadastro de pacientes: como otimizar o processo em sua clínica ou consultório?

Garantir a organização dos processos de uma clínica de dentistas nem sempre é uma tarefa fácil. Mas existem meios de otimizar essas funções, como manter o cadastro de pacientes atualizado.

Ter os dados corretos do seu paciente é um ponto essencial para oferecer agilidade e atendimento personalizado, características indispensáveis hoje em dia. 

Nos consultórios odontológicos, esse banco de dados é ainda mais importante. Afinal, o cadastro dos pacientes conta não só com informações pessoais, mas também com registros dos procedimentos de saúde realizados. 

Estamos aqui para te ajudar nessa missão de sistematizar o cadastro de pacientes e, para isso, fizemos esse texto com tudo que você precisa saber para fazer um planejamento adequado.

Continue a leitura e confira as vantagens de ter os dados atualizados e as melhores dicas de como colocar os registros em ordem.    

3 motivos para manter o cadastro atualizado

controle e dados automatizados da clínica odontológica

O cadastro de pacientes é a maneira mais eficaz de ter acesso rápido e fácil a informações relevantes de quem frequenta sua clínica ou seu consultório. 

Dessa forma, a agilidade é um dos principais pontos dos processos de cadastro online, alimentados por sistemas de automação. 

No entanto, as vantagens de ter um cadastro sempre atualizado vão além da otimização do tempo.

Separamos, a seguir mais 3 razões para você dar uma atenção especial aos registros:

Possibilidade de oferecer atendimento e serviços personalizados

Além de manter a agenda do dentista organizada, o cadastro de pacientes dá mais segurança na hora de oferecer serviços específicos e tratamentos complementares, de acordo com as necessidades de cada cliente. 

Uma vez que o dentista tem livre acesso ao histórico e aos hábitos do paciente, o contato passa a ser mais individualizado e humanizado

No momento da consulta, o profissional já vai saber, previamente, os motivos que levaram a pessoa a procurar a clínica, o que acelera a tomada de decisões para solução do problema

Ao mostrar esse cuidado com a saúde e com o bem-estar das pessoas, a probabilidade de fidelização aumenta consideravelmente. 

Leia também: Como ter uma relação recorrente com os pacientes em seu consultório?

Aumenta a assertividade das ações de marketing

Com o estreitamento da relação entre clínica, dentista e paciente, é possível perceber padrões de consumo dos clientes, identificando os meios de comunicação mais efetivos e a linguagem adequada

Assim, podem ser traçadas estratégias direcionadas e alinhadas às expectativas do público-alvo da clínica.

Do mesmo modo, há a possibilidade de personalizar o contato, de acordo com a idade ou outros critérios objetivos. 

Por exemplo, os pacientes mais velhos costumam interagir mais por e-mail ou por ligação telefônica, enquanto jovens preferem os sites e o atendimento por Whatsapp. 

Além disso, o cadastro de pacientes permite o fortalecimento do marketing de relacionamento, que, dentre outras funções, busca o contato com o cliente em ocasiões especiais, como aniversário. 

Reduz as faltas dos pacientes

Os prontuários eletrônicos e os softwares de gestão, como o Codental, possuem as funcionalidades de controle de frequência e de inadimplência. 

cadastro de pacientes no Codental

Esse gerenciamento é importante não só para projetar as movimentações financeiras como também para evitar que o paciente esqueça a data da consulta e não compareça na hora marcada. 

Com os processos de automatização, o próprio software envia, por SMS, e-mail ou telefone, um lembrete para o cliente, reforçando a marcação do atendimento

Entretanto, para que a mensagem enviada chegue ao destinatário, é crucial que o cadastro de pacientes esteja com os dados corretos. 

Como organizar o cadastro de pacientes 

Além de manter o cadastro de pacientes sempre atualizado, existem outras medidas que facilitam a organização das informações e otimizam os processos do seu consultório ou da sua clínica. 

Agora, confira algumas dicas de ouro para te auxiliar nessa organização:

Faça uma revisão diária do sistema 

Toda atualização deve ter uma frequência pré-estabelecida. Nos consultórios odontológicos, o volume de informações nos cadastro de pacientes é grande e, por isso, é indicado fazer um acompanhamento diário. 

Pode parecer trabalhoso, mas, na verdade, essa medida poupa bastante tempo. Ao acrescentar os dados no sistema logo após a finalização dos procedimentos, você evita um acúmulo de trabalho.

É interessante, também, fazer uma limpeza dos registros repetidos e criar padrões que facilitem as buscas pelos dados, como segmentar os pacientes por especialidade e ordená-los por ordem alfabética. 

Estabeleça quais são os dados essenciais

Para otimizar o cadastro de pacientes no seu consultório, você deve fazer uma espécie de roteiro, para que todos os dados sejam organizados de forma padrão. 

Logo, você precisa incluir as informações mais importantes para realizar um atendimento de qualidade.

Para te ajudar, fizemos uma lista de sugestões para constar no formulário:

  • Nome completo;
  • Documento de identidade (CPF e RG);
  • Telefone (fixo, celular e Whatsapp);
  • E-mail;
  • Endereço;
  • Data de nascimento;
  • Plano odontológico (se houver);
  • Condições de saúde pré-existentes;
  • Tratamentos já realizados e seus resultados;

Esse cadastro pode ser feito pela secretária de dentista antes da primeira consulta. Nos encontros seguintes, é importante confirmar se não houve nenhuma alteração de endereço, de telefone ou de plano odontológico. 

Identifique os pacientes inativos 

Por fim, segmentar os seus clientes entre ativos e inativos ajuda a conhecer melhor qual é o seu público atual, o que essas pessoas buscam e como você pode oferecer um serviço mais personalizado. 

Dessa maneira, é possível ser mais assertivo nos envios dos e-mails de marketing, tanto para mostrar as novidades quanto para tentar recuperar os pacientes que não estão frequentando a clínica. 

Entretanto, os dados dos que estão inativos não devem ser excluídos do sistema de cadastro.

Além de haver a possibilidade de precisarem de informação sobre algum procedimento realizado, eles podem retornar aos atendimentos do consultório.  

A importância do software no cadastro de pacientes 

Concentrar os dados em uma só plataforma agiliza – e muito – a organização dos processos. Imagina o trabalho que daria de usar fichas de papel ou abrir um programa diferente para cadastrar cada tipo de procedimento. 

A solução mais simples para evitar esse problema é centralizar as informações em uma única ferramenta, como os softwares de odontológicos. 

O Codental é um dos programas mais completos do mercado, cuidando de todo o gerenciamento do seu consultório. Em um clique você tem acesso a todas as informações do paciente e do consultório divididas em apenas três menus: Agenda, Pacientes e Financeiro.

Assim, ele controla o fluxo de trabalho de maneira eficiente e sem complicações, podendo ser acessado a qualquer hora pelo aplicativo, disponível para Android e iOS. 

E o mais importante: ele garante a segurança dos dados da clínica, dos dentistas e dos pacientes, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados. 

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